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ここが大事!貸し会議室を借りるポイント

備品やサービスにはどんなものがある?

会議の形式によっては、プロジェクターやスクリーンが使えるか、大きくレイアウトを変更できるか、マイクやスピーカーなどの音響機器、講演台、司会台、ホワイトボード、高速ネット回線やWi-Fi、椅子や机の数を変えられるかなど、細かく対応してほしいと考えるでしょう。会場設営状況によって、スムーズに会議が進められるかに影響があるので、備品やサービスは重要なポイントになってきます。
またイベント利用であれば、イベントに応じた備品をレンタルしたいものです。会場でレンタルできるのであれば、外部レンタルの必要がなく、安上がりに準備できます。
逆に個展であれば、作品以外のものを取り除きたい場合もあるでしょう。壁に飾る作品であれば壁面が作品展示に対応しているかも重要です。
ケータリングや弁当などの手配も代行してくれるところもあります。
さまざまなサービスを検討して、会議室を借りてみましょう。

仮押さえ、キャンセルの条件も見ておこう

会議室やスペースを借りる場合、仮押さえができると便利です。約一週間程度の仮押さえ期間に複数の会議室の見積もりを比べて、条件に合った会議室を選んで借りられます。仮押さえ期間は費用が発生しないことが多いので、予算との兼ね合いを検討することができます。ただ、仮押さえ期間中に正式手続きを行わないと予約自体がキャンセルになるので、期限は守って予約するようにしましょう。
また、参加者の人数や開催日の変更、その他やむを得ない事情で会議やイベントが中止になった場合は、速やかに貸し会議室やスペースのキャンセル手続きが必要です。各会場によって、キャンセルポリシーの設定は異なります。開催日までの期間でキャンセル料が大きく異なる場合があるので、キャンセルが決まったら速やかに対応してください。